Юрий Блинов (blinovyury) wrote,
Юрий Блинов
blinovyury

Category:

12+12 про совещания и рабочие встречи..

Вы, должно быть, часто были участником, а возможно и инициатором рабочих встречь и совещаний. И не важно, это внутренняя рабочая встреча, встреча с клиентом, встреча с партнерами или коучингово-консультационное участие в совещании..
..Я тоже постоянно участвую в различных форматах, в том числе провожу обучение как правильно провести совещание (или рабочую встрчу), сделать это лаконично, конструктивно, эффективно с направлением на результат основной деятельности.
Скажу сразу, я сторонник рабочих встречь и совещаний, хотя и понимаю, и буду говорить о том, что современные методы коммуникаций (эл. почта, соц. сети, группы в различных мессенджерах, IT-система и банально телефонные коммуникации) должны минимизировать время отведенное для таких встречь.. Но сейчас пост о том как провести совещание.
Если Вы организуете совещание или рабочуб встречу:
1. Сформулируйте цель совещания (по SMART) и его формат (подведение итогов/выработка решения/проблемное и т.д.).
2. Напишите четкую агенду совещения (вопросы, которые выносятся на повестку дня, ответсвенные, время для доклада/выработки решения и т.д.).
3. На совещании (рабочей встрече) должен быть спикер (лидер, ведущий). Даже если в совещании принмают участие несколко сторон, - у каждой стороны должен быть этот самый "главный" (при этом "главный" вовсе не обязательно самый "старший" из присутствующих BOSS'ов).
4. В начале совещания, после всех приветсвенных формальностей, я рекомендую еще раз обозначить вопросы для обсуждения.
Для этого лично я записываю все вопросы на доске или флип-чарте и по мере обсуждения/решения вычеркиваю вопросы и обозначаю кратко: "Решено/отложено до../ и т.д."..
Так же важно обозначить отведенное время как на само совещание, так и на каждый конкретный вопрос.
Уточните, есть ли у кого-то из участников ограничения (непредвиденные) по времени участия в совещании.
5. Функция контроля времени ложиться либо на спикера, либо на секретаря совещания (если такой есть).
ПОМНИТЕ! Время - самый дорогой ресурс (ну, кроме здоровья), берегите и свое время, и чужое. У Вас и Ваших коллег-партнеров есть другие спланированные задачи.2
6. Рекомендую докладчику иметь в печатной форме краткую сводку информации своего выступления (не более листа А-4) в количестве равном количеству участников +1 запасной.
7. Докладчик выступает строго по теме, с цифрами, KPI и т.д. структурно и старается минимум уходить в эмоции и разовые случае. То есть ФАКТ, его сравнение с планом/целью/стандартом и т.д., причина, ответсвенные и влияющие, сроки, план мероприятий для устранения.
8. Спикер должен не стесняясь держать каждого выступающего в рамках времени и заданной темы и не позволять ни выступающему, ни самому, ни другим участникам уводить вопрос выступления в другое русло.
9. Все возникающие вопросы как выступающий, так и другие участники записывают и задают лишь тогда, когда основное выступление (конкретного участника) завершено.
10. Перкрестно из п.9, каждый выступающий сначала докладывает информацию по своей теме выступления, не отвлекаясь на вопросы и отвечает а вопросы, только окончив доклад, о чем предупреждает всех участников процесса.
11. Все вопросы, не входящие в повестку совещания, фиксируются и далее принимается решение о том, каким образом они будут решаться (персонально, вне совещания, на другом совещании, в отдельной рабочей группе и т.д.).
12. После любого совещания/рабочей встречи составтье протокол совещанция (контакт-репорт), можно в свободной форме и разошлите всем участникам для ознакомления и подтверждения (или согласования). Если в протоколе отражаются цели, планы, задачи, - то они должны быть поставлены по SMART.
Основные ошибки совещаний/рабочих встречь:
1. Совещание ради совещания (когда нет надобности или само совещание ни к чему не приведет).
2. Нет четких целей совещания.
3. Нет агенды, участники не понимают к чему готовиться.
4. Нет конкретики у выступающих, доклады размыты, сводятся к частным случаям.
5. Уход в сторону от темы совещания.
6. Изменение формата, например от подведения итогов к выработке решения.
7. Выяснение отношений и поиск виновных, вплоть до наказаний и увольнений прямо на совещении.
8. НЕТ формализации итогов совещения (чтобы все стороны понимали о чем договорились, как должен выглядеть результат, кто ответственный, сроки..) с согласованием и утверждением.
9. Кивание и соглашательство даже если Вы не согласны, лишь бы все быстрее закончилось.
10. От противного в п.9, возражения лишь бы повозражать, которые не гасятся спикером.
11. Не соблюдается регламент, не уважается ценность времени.
12. Переключение участников совещания на посторонние действия или даже полное самовыключение (ответы на звонки, эл. почту, просмотр интернет-пространства, выход из аудитории и т.д.).
..ну и улыбки ради.. посмотрите, вы точно с таким сталкивались, возможно сами так делали и продолжаете делать :-)



Tags: smart, агенда, как провести совещание, протокол совещания, рабочая встреча, совещание, спикер, участник совещания
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments